Virtualni timovi

Virtuelni timovi to su specifični timovi koji koriste računalnu tehnologiju za povezivanje fizički razdvojenih članova radi postizanja zajedničkog cilja. Na primjer mala marketinška agencija locirana u Beču,  oslanja se na globalnu mrežu koja se sastoji od više od pedeset pojedinaca iz dvadeset zemalja. Ti ''slobodnjaci'' i njihove vještine koriste se po potrebi za razne projekte. Oslanjanjem na takav virtuelni tim agencija je u mogućnosti koristiti mrežu profesionalaca bez velikih troškova i složene organizacije rada. U virtualnom timu, članovi surađuju online sa alatima kao što su mreža koja pokriva regiju, konferencije, video, faks, e mail ili čak i web ako tim može održati online sastanke. Virtulaeni timovi mogu raditi sve što i ostali timovi – razmjenjuju informacije, donose odluke, obavljaju zadatke. Medjutim, oni su uskraćeni za obične ''pregovaračke'' diskusije koje se obavljaju licem u lice. Zbog tog nedostatka, virtuelni timovi su sve više orijentiranii na konkretne zadatke.

Da bi se neki tim smatrao virtualnim mora zadovoljiti sljedeća tri uvjeta:

1. Mora funkcionirati kao tim, tj. kao skupina pojedinaca koji su međuovisni u svojim zadaćama i imaju zajedničku odgovornost za rezultat.
2. Članovi tima moraju biti iz geografski različitih sredina
3. Tim se treba oslanjati na komunikacije posredstvom suvremene tehnologije da bi postigao ciljeve

Da bi bili uspješni virtualni timovi moraju biti dobro strukturirani, vođeni i podržani. Uzajamno povjerenje članova mora biti na visokoj razini, jer su baš ti socijalni odnosi važni za uspjeh ovakvih timova. Za uspješno funkcioniranje virtualnih timova, menadžeri moraju osigurati sljedeće temeljne uvjete:

• Izbor pravih članova- stvaranje uspješnog pobjedničkog virtualnog tima započinje selekcijom članova koji posjeduju znanja, vještine i iskustva za uspješnu suradnju i postizanje misije tima.
• Upravljanje socijalizacijom- članovi tima moraju poznavati jedni druge kako bi razumijeli što se od njih traži i očekuje. Vođa tima mora osigurati proces integracije, odnosno utvrditi kako članovi mogu raditi zajedno i ostvariti postavljene zadaće i ciljeve.
• Jačanje međusobnog povjerenja- povjerenje se smatra najbitnijom sastavnicom ovog tima. Međusobno upoznavanje, razmjena osobnih informacija i očekivanja, održavanje pozitivnih stavova prema akciji temelj su koji timove vodi do postizanja uspjeha. Mnogi autori ističu da je osjećaj prijateljstva i povjerenja između članova virtualnog tima nemoguć, jer se oni rijetko osobno susreću.
• Usoješno upravljanje komunikacijama- menadžeri moraju osigurati optimalnu količinu osobnih komunikacija. Oni trebaju inicirati održavanje prijateljskih sastanaka članova tima i poticati ih da se posjećuju na radnim mjestima. Kada dođe do nesporazuma i sukoba menadžeri trebaju osigurati sastajanje tima kako bi pomogli članovima da rješe probleme.
• Upravljanje znanjem- mora se osigurati primjena znanja s različitih poslovnih funkcija. Prenošenje znanja uvjet je uspješnog funkcioniranja tima i njegova velika prednost.
• Motiviranje i nagrađivanje- pri vršenju selekcije menadžeri moarju svakom članu tima pružiti dobar razlog da postane dio tima. Visoka motivacija uvjet je uspješnosti svakog tima. Tkođer potrebno je razviti i sustav nagrađivanja kako bi se motivacija povećala. To uključuje razne bonuse za timsku uspješnost, a ne za individualnu, te se tako potiče rad tima u cjelini.

 Virtualni timovi su veliki izazov koji zahtijeva puno zadaća od menadžera kako bi bili uspješno vođeni.

Faze razvoja tima

Razvoj tima je dugotrajan proces. Ponekad je potrebno mnogo vremena dok timovi ne postignu uspješnost koja je u skladu s njihovim potencijalima i sposobnostima. Samo osnivanje tima ne jamči i dobre rezultate. Timovi moraju proći kroz nekoliko razvojnih faza prije nego što postanu „proizvodni”. U nastavku ću analizirati faze kroz koje timovi moraju proći kako bi ostvarili svoj puni potencijal.

Formiranje je prva faza razvojnog procesa tima. Članovi novoosnovanog tima okreću se timu i međusobno se upoznaju. Za ovu fazu je tipično istraživanje pitanja povezanih s novom poslovnom situacijom u kojoj su se našli članovi tima, poput onoga što se od njih očekuje, tko ima kakve ovlasti u timu, kakvi su članovi tima i kakve vještine i sposobnosti posjeduju. U ovoj fazi menadžer mora poticati članove da se uključe u neformalne socijalne rasprave, te mora nastojati da se svaki član tima osjeća kao njegov važan dio. Obilježje ove faze je nesigurnost i stres zbog nastanka novih radnih uvjeta i nove radne okoline. Ako želimo da tim uspije onda mu se mora dozvoliti razdoblje istraživanja.

Nakon što je tim formiran, započinje previranje. Za previranje, drugu fazu razvojnog procesa tima, tipični su sukobi i neslaganja među članovima tima, koji pokušavaju nešto agresivnije pojasniti svoju ulogu u timu. U ovoj fazi timu nedostaje jedinstvo, jer članovi neprestano dovode u pitanje način na koji tim funkcionira. Pojavljuje se borba za položaj i osobne interese. Kako bi rješili te probleme članovi tima moraju otvoreno i iskreno razgovarati o svojim stajalištima. Menadžeri u ovoj fazi moraju uspješno upravljati sukobima, poticati suradnju i sudjelovanje svih članova, te razvijati snošljivost prema drukčijim stajalištima.

Normiranje je treća faza razvojnog procesa tima. Obilježje ove faze je slaganje među članovima tima oko uloga, pravila i prihvatljivog ponašanja tijekom timskog rada. U ovoj fazi se rješavaju sukobi do kojih je došlo u fazi previranja. Razvijaju se bliskiji odnosi, timska harmonija i jedinstvo. Članovi tima postižu konsenzus o ciljevima koje treba postići i o međusobnom ponašanju, te shvaćaju što se očekuje od njih. Menadžeri moraju timove koji se nalaze u ovoj fazi poticati da postignu napredak u određivanju normi i vrijednosti koje će biti ključne u izgradnji uspješne organizacije u cjelini.

U ovoj fazi tim je potpuno usredotočen na rješavanje organizacijskog problema i ispunjavanje zadataka koji su mu dodjeljeni. Tim daje rezultate. Nakon što je uspješno prošao kroz ranije faze, članovi tima se poznaju i definirane su uloge, očekivanja i norme. Zadatak menadžera u ovoj fazi je da motivira i potiče članove tima, jer proizvodno ponašanje tima treba ojačati kako bi se povećala vjerojatnost da će se tako nastaviti i u budućnosti.

Posljednja faza u razvojnom procesu tima naziva se faza raspuštanja. Tim završava s radom i priprema se za raspuštanje. Ova faza tipična je za timove koji su oformljeni s posebnom svrhom koju treba ispuniti u određenom roku. Tijekom ove faze članovi tima su razočarani zato što tim prestaje s radom, budući da raspuštanje tima znači gubitak odnosa koje su članovi tima uspostavili na osobnoj razini ili gubitak ugodne radne atmosfere. Menadžeri moraju uzeti u obzir razočaranje i osjećaj gubitka članova tima, te ih uvjeriti da su pred njima drugi izazovi i uzbudljive organizacijske prilike. Uprava mora poduzeti sve kako bi se članovi raspuštenog tima uklopili u nove timove unutar organizacije.

Prednosti i nedostatci rada u timu

Sve je učestalije mišljenje da rad u timu ima brojne prednosti te da može povećati organizacijsku uspješnost i osigurati prednost pred konkurencijom. Naravno, ima i autora koji upozoravaju da ne moraju svi timovi biti uspješni. To su timovi koji su loše vođeni i koji nemaju jasno određene ciljeve i načine na koji te ciljeve postići.

Prednosti timskog rada

Povećanje radne uspješnosti- timovi oslobađaju energiju i kreativnost zaposlenih koji ulažu sva svoja znanja i vještine kako bi postigli ciljeve. Timovi vode poboljšanju kvalitete i brzini procesa proizvodnje, većem broju inovacija, bržem razvoju prouzvoda te jačaju konkurentnost organizacije.

Proširenje znanja i vještina- timovi se sastoje od članova koji posjeduju različita znanja i vještine. Članovi tima su u međusobno povezani i međusobno surađuju. To omogućuje preonošenje i širenje znanja u timu.

Postizanje sinergije je jedna od najvećih prednosti tima. Radom u timu ljudi su sposobni napraviti više od svake osobe pojedinačno (2+2=5).

Veća motivacija i zadovoljstvo članova tima- biti dio tima zadovoljava socijalne potrebe ljudi, a sudjelovanje u odlučivanju i u rješavanju problema pruža mogućnost razvoja osobnih sposobnosti i znanja te pruža osjećaj poštovanja. Rad u timu je raznolik što vodi većoj motivaciji i odanosti. Potrebno je stvoriti okruženje u kojem članovi tima motiviraju sami sebe.

Još neke prednosti rada u timu su: povećanje organizacijske fleksibilnosti i brzine, poboljšanje procesa odlučivanja i rješavanja problema i smamnjenje operativnih triškova.

Nedostatci timskog rada

Preorjentacija moći- bitna odrednica timova je ovlašćivanje članova, redistribucija moći, i njezino prenošenje na niže razine te horizontalna orijentacija organizacije. Od menadžera se traže nove vještine koje su usmjerene na ljude. To izaziva veliki otpor i zahtijeva dugotrajnu prilagodbu menadžera i organizacije u kojoj djeluje.

Promjena sustava- rad u timu zahtijeva radikalne promjene u svim sferama organizacije. Kako bi timovi bili uspješni potrebno je razviti sustav praćenja i ocjenjivanja radne uspješnosti i nagrađivanja.

Socijalno zabušavanje je tendencija nekih članova da ulažu manje truda kada rade u timu nego kada rade individualno. Oni izvlače korist kao članovi tima, a ne pružaju doprinos kojim bi pomogli u ostvarivanju ciljeva tima. Socijalno zabušavanje je karakteristika većih timova i nastaje povećanjem tima.

Sklonost rizičnijim odlukama je također nedostatak rada u timu, a odnosi se na to da su ljudi u grupi ili timu skloni donošenju rizičnijih odluka nego kada rade sami. Razlog tome je činjenica da se u timu nitko ne osjeća odgovoran zbog prisutnosti kolektivne odgovornosti.

Značaj timskog rada

Timovi i timski rad postaju najčešća i najpopularnija koncepcija suvremenog menadžmenta. Poslejdnjih godina timski rad i suradnja postaju temeljni način reorganizacije rada i organizacija, a sposobnosti obavljanja i snalaženja u timskom radu najvažniji zahtjev pri selekciji kandidata. Vrlo često je mišljenje da su timovi najvažnija tema kada se radi o organizacijskoj uspješnosti. Grupe i timovi su glavna karakteristika organizacijskog života i temeljni „građevni” element u strukturi svake organizacije. Svaka je velika organizacija „tim timova”, a mala grupa odnosno tim nepotpun i pojednostavljen model organizacije u cjelini. Stoga je za menadžere od velike važnosti poznavanje prirode grupa i timova, te njihov utjecaj na ponašanje ljudi u radnim okolnostima i za uspješno vođenje poslovanja.

Uvođenje timova zahtijeva radikalne promjene cijele filozofije menadžmenta, stila i načina vođenja, organizacijske kulture, strukture i svih procesa. Uvođenje timova i timskog rada znači uvođenje fundamentalnih promjena u način rada djelatnika, u samom načinu djelovanja organizacije i načinu upravljanja poslovanjem. Ono zahtijeva pažljivu pripremu i planiranje, dugotrajno ulaganje organizacijskih resursa, vremena i znanja o tome što omogućuje uspješno djelovanje timova. Timovi uveliko pridonose redizajniranju organizacije, te njenom osposbljavanju za veću fleksibilnost, kreativnost i dinamičnost za suvremene globalne i izrazito konkurentske poslovne uvjete. Timovi se također formiraju kako bi se kapitalizirala znanja i motivacija, ukinula birokracija, te kako bi se promicala fleksibilnost i odgovornost članova organizacije. Tako se djelotvorno potiče i olakšava prenošenje moći, informacija i znanja na niže razine organizacije.

Pozdrav svima!

Ovaj blog sam otvorio u namjeri da pišem o upravljanju timovima, te da objasnim dinamičnost i kompleksnost tog upravljanja.
Nadam se da ćete pratiti ovaj blog